Alquilas un piso, reservas un apartamento para las vacaciones, te apuntas a una academia o empiezas en un trabajo nuevo, y llega la frase de siempre: «mándame una foto del DNI». Casi todo el mundo la manda sin pensarlo, por WhatsApp o por correo, porque parece un trámite menor y porque negarse suena a desconfianza.
Pero esa foto lleva mucho más que tu nombre y tu número. En el anverso van la fecha de nacimiento, la firma, la fotografía y dos códigos que casi nadie mira; en el reverso, el domicilio, el lugar de nacimiento y el nombre de tus padres. Una vez enviada, la copia queda en un teléfono ajeno, en una bandeja de entrada o en una carpeta compartida, y ya no decides tú qué se hace con ella.
En esta guía repasamos cuándo te pueden pedir de verdad una copia del DNI y cuándo no, qué datos puedes tapar sin que el trámite se resienta, cómo enviarla con un mínimo de seguridad y qué derechos tienes después. Y también qué pasa cuando esa copia acaba en una herramienta de inteligencia artificial.
Cuándo te pueden pedir una copia del DNI y cuándo no
La regla de fondo está en el Reglamento General de Protección de Datos, que exige que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin con que se recogen. Es el principio de minimización de datos, y en la práctica se resume así: quien te pide el DNI tiene que necesitar lo que pide. Identificarte no es lo mismo que guardar una copia entera de tu documento.
El caso más claro es el de los hoteles y demás hospedajes. En junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos explicó que la obligación de registrar a los viajeros no autoriza a pedir una copia del DNI o del pasaporte, porque sería un tratamiento excesivo. Basta con un formulario y, si estás en persona, con enseñar el documento para que lo comprueben a la vista.
En el otro extremo están los bancos, las aseguradoras de vida, los notarios o las inmobiliarias cuando intervienen en una compraventa. La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales, les obliga a comprobar tu identidad con documentos fehacientes y a conservar una copia durante diez años. Ahí la copia tiene que ir completa y legible, y lo único que controlas es el canal por el que la entregas.
Qué datos del DNI puedes tapar antes de enviarlo
Entre esos dos extremos queda casi todo lo demás: el casero particular, el gimnasio, la academia o la empresa de reformas. Lo razonable es preguntar para qué quieren la copia. Para identificarte en un contrato suelen bastar el nombre, los apellidos y el número. La foto solo tiene sentido si alguien tiene que comprobar que eres tú, y el reverso casi nunca hace falta.
Hay datos que conviene tapar siempre que la gestión no los pida expresamente. En el anverso, la firma, el número de soporte, que aparece arriba a la derecha, y el CAN, el código de la esquina inferior derecha. Al hablar de los hospedajes, la propia AEPD citó el CAN, la fotografía, la fecha de caducidad y el nombre de los padres como información que la norma no pide y cuyo tratamiento aumenta el riesgo de suplantación de identidad.
En el reverso, además del domicilio, el lugar de nacimiento y el nombre de los padres, hay unas líneas de letras y cifras al pie. Es la zona de lectura mecánica, que repite tus datos de identidad en un formato pensado para que una máquina los lea de un vistazo. Si tapas el anverso con cuidado y dejas esas líneas a la vista, quien reciba la copia sigue teniéndolo casi todo.
Las cuatro cifras de los boletines oficiales
Habrás visto tu DNI a medias en una lista de admitidos a unas oposiciones o en la resolución de una ayuda. Viene de la disposición adicional séptima de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos, que obliga a identificar a los interesados en la publicación de actos administrativos con nombre, apellidos y cuatro cifras aleatorias del documento. Para que todas las administraciones mostraran las mismas, en 2019 la AEPD y las autoridades de protección de datos de Cataluña, el País Vasco y Andalucía propusieron un criterio provisional.
En el DNI, las cifras visibles son siempre la cuarta, la quinta, la sexta y la séptima, y el resto se sustituye por asteriscos. La posición se decidió por sorteo: el 27 de febrero de 2019, en la AEPD, se sacó de una bolsa opaca una bola entre cinco, y salió la cuatro. Se trata de que nadie pueda reconstruir el número completo cruzando varias publicaciones. Pero no sirve para una copia que entregas tú: ahí el destinatario necesita tu número, y lo que sobra es todo lo demás.
Cómo tapar los datos y enviar la copia con más seguridad
La Policía Nacional dio en enero de 2025 tres consejos para quien sigue mandando fotos del DNI: imagen en blanco y negro, pixelar lo que sobra y anotar el motivo encima. Esa anotación funciona como una marca de agua, del tipo «Copia solo para el contrato de alquiler de octubre de 2026», y deja claro para qué entregaste la copia.
Para tapar basta el editor de fotos del móvil, con el rotulador a trazo opaco, porque un difuminado suave puede dejar adivinar lo que había debajo. Si prefieres no hacerlo a mano, esta guía para anonimizar el DNI trae una herramienta que te deja elegir campo a campo qué ocultar y descargar la copia tapada en imagen o en PDF, sin registrarte.
Para el envío, el INCIBE recomienda comprobar que quien te pide el documento es quien dice ser, compartir solo la información necesaria, usar si puedes un servicio que proteja el archivo con clave y, cuando ya no la necesite, recordar al destinatario que borre la copia. Si tienes dudas, su Línea de Ayuda en Ciberseguridad atiende gratis en el 017.
Si la copia del DNI acaba en una inteligencia artificial
Hay quien fotografía el DNI para pedirle a un chat que le ayude a rellenar una solicitud, a traducir un formulario o a revisar un contrato. En enero de 2026 la AEPD publicó un decálogo sobre el uso de la IA, y el primero de sus consejos es no subir datos personales como el nombre completo, la dirección, el teléfono o el DNI/NIE, sino plantear un caso ficticio sin detalles que permitan identificarte.
Si trabajas con documentos de clientes o de empleados, el consejo pesa todavía más, porque el DNI que subes no es el tuyo. Hay programas pensados para ese paso previo: Nonimo, por ejemplo, es una aplicación para Mac y Windows que detecta nombres, números de DNI, IBAN y otros datos personales y los sustituye por marcadores en el propio ordenador antes de que el texto llegue a la IA, que trabaja igual pero sin el dato real.
Tus derechos cuando ya has enviado la copia
El envío no cierra la historia. El Reglamento te reconoce el derecho de acceso, para saber qué datos tuyos conserva una empresa, y el derecho de supresión, para pedir que borre la copia cuando ya no sea necesaria. Hay excepciones: si la ley obliga a conservarla, como en el caso de los bancos y la normativa contra el blanqueo, la entidad podrá mantenerla durante el plazo legal.
Si crees que alguien ha usado tu copia de forma indebida, o que te la pidieron sin necesidad y no te atienden, puedes presentar una reclamación ante la AEPD. Y si sospechas que han suplantado tu identidad, lo que toca es denunciarlo ante la Policía. Ninguna de esas vías hace falta, claro, si la copia que mandaste solo llevaba lo imprescindible.
