ChatGPT para redactar correos, Copilot para trabajar con documentos o Gemini para resumir información. Cada vez son más las empresas que recurren a la inteligencia artificial para automatizar sus flujos de trabajo, pero no todas tienen claro qué obligaciones legales se derivan de ello.
El Reglamento europeo de IA ya está en aplicación y, aunque algunos requisitos para los sistemas de alto riesgo se han aplazado, hay medidas que las empresas deben tener en cuenta desde ahora. Si necesitas adaptar tu empresa al Reglamento de IA, el primer paso es identificar qué herramientas utilizas y para qué.
¿Qué exige ya el Reglamento de IA?
El Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como Reglamento de IA, AI Act o RIA, establece obligaciones según el riesgo de los sistemas y el papel que desempeña cada organización. El texto completo puede consultarse en EUR-Lex. La AESIA, Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial, forma parte del marco de supervisión de esta normativa en España.
Desde febrero de 2025 se aplican las prohibiciones de determinados usos de IA considerados inaceptables, así como las disposiciones sobre alfabetización en inteligencia artificial. Esto significa que las empresas deben procurar que las personas que utilizan estas herramientas tengan conocimientos suficientes para hacerlo de forma responsable, teniendo en cuenta su experiencia y el contexto de uso.
Desde el 2 de agosto de 2026 también se aplican, con las excepciones previstas, las obligaciones de transparencia para determinados sistemas. Por ejemplo, los usuarios deben saber cuándo interactúan con un chatbot de IA y ciertos contenidos sintéticos, como los deepfakes, deben identificarse como tales. Las empresas deben revisar qué herramientas emplean y si les corresponde alguna de estas obligaciones.
¿Qué se aplaza a 2027?
El calendario se ha modificado con el paquete Ómnibus Digital. Las normas para los sistemas de IA clasificados como de alto riesgo en determinados ámbitos, recogidos en el anexo III, se aplicarán desde el 2 de diciembre de 2027. Entre los afectados figuran el empleo, la educación, la biometría y determinados servicios esenciales.
En cuanto a los sistemas de IA integrados en productos regulados, como ciertos dispositivos médicos o maquinaria, el plazo de aplicación es el 2 de agosto de 2028. Estas fechas no suponen una prórroga general para cualquier uso empresarial de la IA. De hecho, las prohibiciones, la transparencia y las demás obligaciones que ya sean aplicables siguen vigentes.
Cómo adaptarte al Reglamento de IA: opciones del mercado y cómo trabaja SolucionesQES
La adaptación puede organizarse de distintas maneras. La primera es hacerlo con recursos propios aprovechando los conocimientos de los diferentes departamentos, pero requiere tiempo y, sobre todo, coordinación. La segunda es acudir a una asesoría jurídica, que ayuda a clarificar obligaciones legales y resolver dudas concretas. Y la tercera es contratar una consultoría especializada, que se encarga de transformar esos requisitos en procedimientos, documentación y tareas concretas.
SolucionesQES cuenta con más de 15 años de experiencia en consultoría normativa y acompaña a empresas de distintos sectores en este proceso. Su método incluye elaborar un mapa de los sistemas de IA utilizados, clasificarlos según sus riesgos y preparar la documentación y el plan de acción. Para facilitar su implementación, integra el trabajo con marcos que la empresa ya tenga implantados, como ISO 42001, ISO 27001, ENS, RGPD o NIS2, para evitar duplicidades.
La consultora también forma al equipo para que pueda gestionar sus obligaciones con autonomía, sin depender permanentemente de apoyo externo. Puedes conocer sus servicios de consultoría normativa en España, donde ofrece atención presencial y online, y han ayudado a empresas de Madrid, Barcelona, Islas Baleares o Galicia.
Qué revisar primero en tu empresa
Antes de esperar a 2027, el primer paso es hacer un inventario de las herramientas de IA que utilizan los trabajadores, comprobar qué información se introduce en ellas y definir unas reglas internas de uso. Acto seguido, hay que determinar si alguna aplicación entra en una categoría regulada y qué obligaciones le corresponden.
Ahora bien, el Reglamento no exige lo mismo a todas las empresas. De ahí la importancia de conocer los usos reales de la IA y las fechas aplicables en cada caso para evitar operar sin cumplir con los requisitos que ya están en vigor, con las posibles consecuencias económicas que conlleva.
